Te laat komen gebeurt! We zijn allemaal wel eens een keer te laat geweest. Het is niet altijd per se onze eigen schuld – misschien zat je vast in het verkeer, spuugde de baby net voordat je in de auto wilde stappen… of een van de vele andere redenen!

Maar zelfs als het niet onze schuld is, accepteren we dat er soms consequenties zijn. Te laat om in te checken voor een vlucht? We missen de vlucht, en nee, we krijgen geen geld terug! Te laat om ons kind op te halen bij de buitenschoolse opvang? We moeten betalen! Onze klanten weten dit ook.

Te laat zijn heeft impact op bedrijven! En wij runnen bedrijven!

Dus het zou geen enorme verrassing voor ze moeten zijn dat ook wij consequenties hebben voor te laat komen. Of toch wel?

Zijn jouw klanten geschokt als je een te-laat-kost in rekening brengt? Zijn ze verbaasd dat een simpel “sorry” niet voldoende is? Begrijpen ze welke impact hun te laat komen heeft op jou en jouw dag? Veel klanten niet. En de reden daarvoor is dat wij het niet goed hebben uitgelegd. Wat voor ons overduidelijk lijkt, is dat voor onze klanten vaak niet. Zij denken veel minder na over onze business en hoe die draait dan wij. We hoeven het niet op een betuttelende of onprofessionele manier uit te leggen. Alles wat we communiceren naar onze klanten toe, moet respectvol en professioneel zijn, maar ook zonder ruimte voor onduidelijkheid.

Duidelijkheid vanaf het begin

Door een “te-laat-beleid” op te nemen in je intakeformulieren, je afspraakbevestiging en -herinnering of algemene voorwaarden, maak je veel dingen helder en ben je voorbereid op deze situaties. Of je ervoor kiest om je beleid daadwerkelijk te handhaven, hangt van jou en je inschatting van de situatie af (elke situatie is anders). Maar als je iets op papier hebt staan, heb je in ieder geval een goede reden om kosten te berekenen als je dat wilt.

Wil je een voorbeeld van wat je in jouw te-laat-beleid kunt opnemen? Scroll dan even verder…

Dit beleid is geschreven voor een ZZP-er, maar je kunt het aanpassen aan jouw specifieke behoeften.

Punctualiteit

Te-laat-beleid

Als een-op-een-trimmer is mijn tijd tijdens jouw afspraak volledig gericht op jouw hond en alleen jouw hond. Ik waardeer het dat je kiest voor mijn persoonlijke een-op-een-service en streef ernaar dat serviceniveau te behouden.

Brengen van je hond

Wanneer je te laat komt bij het brengen van je hond, gaat dit helaas ten koste van de tijd die is gereserveerd voor de afspraak. Hierdoor kan ik misschien niet de volledige behandeling uitvoeren binnen de resterende tijd. Daarnaast heb ik na jouw afspraak vaak andere klanten en afspraken.

Als je te laat bent, is het mogelijk dat ik alleen tijd heb voor een gedeeltelijke behandeling, zoals een was- en borstelbeurt. We kunnen dit op de dag zelf bespreken. Wat mogelijk is, hangt af van de individuele hond, de benodigde behandeling en de omstandigheden op die dag.

Indien dit mogelijk is, wordt nog steeds de volledige behandeling in rekening gebracht, aangezien de tijd die oorspronkelijk is geboekt nog steeds wordt ingenomen.

Als je meer dan 15 minuten te laat bent, behoud ik mij het recht voor om de afspraak te annuleren. Dit om ervoor te zorgen dat vertragingen niet worden doorgegeven aan mijn andere klanten. Ik hoop op je begrip hiervoor, want je zou hetzelfde verwachten als je zelf de volgende klant was die onterecht wordt benadeeld door een vertraging.

In dit geval wordt mijn te-laat-annuleringskosten van 75% van de volledige behandeling in rekening gebracht. Dit beschermt mijn bedrijf tegen het financiële verlies dat ontstaat door onnodige lege tijdsblokken. Deze kosten moeten worden voldaan voordat een nieuwe afspraak kan worden gemaakt.

Ophalen van je hond

Haal je hond op het afgesproken tijdstip op. Alle klanten verdienen de persoonlijlke een-op-een-service die ik aanbied.

Honden die aanwezig blijven na de vorige afspraak kunnen stress veroorzaken bij andere honden, afleiding vormen waardoor ik niet met de volgende behandeling kan beginnen, of in sommige gevallen gevaarlijk zijn, omdat niet alle honden sociaal zijn. Dit is niet eerlijk tegenover mijn andere klanten.

Als je meer dan 10 minuten te laat bent, zal ik contact met je opnemen. Als je niet bereikbaar bent, bel ik je noodcontact.

Indien je meer dan 15 minuten te laat bent met ophalen, kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht, naast de prijs van de volledige behandeling:

• 0-15 minuten: Gratis (maar probeer het niet te laten gebeuren).
• 15-30 minuten: €10
• Meer dan 30 minuten: €15.

Communicatie

In alle gevallen van te laat komen: neem gewoon contact met me op, zodat ik weet wat er aan de hand is en we samen de opties kunnen bespreken.

Met vriendelijke groet,

(naam)