We weten allemaal dat in ons vak onverwachte annuleringen en no-shows voorkomen. Echter, het is belangrijk om een balans te vinden tussen begrip tonen voor de klant en het beschermen van jouw bedrijf. In dit blog bespreek ik effectieve manieren om met annuleringen om te gaan en deel ik enkele templates die je kunt aanpassen voor gebruik in jouw eigen salon.

Een helder annuleringsbeleid is essentieel voor het beschermen van je tijd en inkomen. Ongeplande annuleringen kunnen een significante impact hebben op je agenda en omzet. Door duidelijk te communiceren over je beleid, verminder je het aantal last-minute annuleringen en creëer je een beter begrip bij je klanten. Het is belangrijk om je annuleringsbeleid vanaf het begin duidelijk te maken. Dit kan bijvoorbeeld tijdens het maken van de afspraak, op je website en in je salon. Zorg ervoor dat klanten akkoord gaan met deze voorwaarden voordat ze een afspraak bevestigen.

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je je annuleringsbeleid kunt communiceren. Voel je vrij om deze aan te passen aan jouw stijl en behoeften:

1. Beleid uitleggen bij annulering:
“Beste [Klantnaam], helaas heb ik om deze reden een annuleringsbeleid. Elke klant kan te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden. Door dit beleid kan mijn bedrijf blijven bestaan. Ik breng niets in rekening als ik de afspraak nog kan opvullen, maar als dat niet lukt, moet ik kosten in rekening brengen.”

2. Benadrukken van bedrijfsimpact:
“Ongeacht de reden hebben no-shows en last-minute annuleringen een schadelijk effect op kleine bedrijven. Helaas kon ik de voor u gereserveerde tijd niet opvullen en zult u daarom de gemiste afspraak moeten betalen.”

`Net als elk ander bedrijf moet ik mijn inkomsten beschermen om mezelf salaris uit te betalen, voor mijn eigen gezin te zorgen en het bedrijf te onderhouden. Ik hoop dat dit verduidelijkt waarom er kosten in rekening worden gebracht en beleidsregels op zijn plaats zijn. Bedankt dat je me laat weten wat je van mijn beleid vindt.`

3. Uitleggen van tijdblokkering:
“Net als andere bedrijven kan ik geen onderscheid maken tussen annuleringsredenen. Als trimmer verdien ik mijn geld door mijn tijd en vaardigheden te verkopen. Ik kan de tijd van een last-minute annulering niet meer opvullen, daarom moet ik deze in rekening brengen.”

4. Aanbetalingssysteem:
“Het aanbetalingssysteem is specifiek ontworpen voor situaties zoals deze. Last-minute annuleringen die niet kunnen worden opgevuld, kosten mijn bedrijf geld. Net als elk ander bedrijf, moet ik mijn inkomen beschermen.”

5. Vasthouden aan beleid bij begrip:
“Goedemorgen, ik kan een afspraak voor u inplannen, maar vanwege de eerdere annulering ben ik genoodzaakt de afspraak vooraf in rekening te brengen.”

“Hallo, {KLANTNAAM} We kunnen niet altijd voorspellen wanneer we ziek worden, maar wanneer een afspraak zo snel wordt geannuleerd, kan ik geen vervangende klant vinden en verlies ik de gehele afspraak waarvoor ik niet gecompenseerd word.”

`Het spijt me te horen dat u zich zo voelt. Alle annuleringen binnen 48 uur zijn onderhevig aan een vergoeding van 50%, zoals vermeld in ons annuleringsbeleid en zoals door u overeengekomen op het moment van de boeking. Helaas is dit nodig om te voorkomen dat we geld verliezen als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen. Ik zal u onze bankgegevens sturen zodat u het resterende bedrag over kunt maken”

6. Naleving van beleid onderstrepen:
“Vanwege het feit dat u niet-akkoord bent met mijn annuleringsbeleid ben ik niet de salon voor u. Ik wens u al het beste bij het vinden van een meer geschikte salon.”

7. Bericht voor op je socials en/of website:

Belangrijk bericht aan onze gewaardeerde klanten

Beste baasjes,

In de wereld van honden-, katten- en konijnentrimmen draait alles om zorg, liefde en aandacht. Bij [Naam van Salon] streef ik ernaar om elk huisdier de beste ervaring te geven. Maar wist je dat annuleringen en no-shows een aanzienlijke impact hebben op kleine bedrijven zoals het mijne?

Ik begrijp dat het leven onvoorspelbaar kan zijn en soms veranderen plannen op het laatste moment. Echter, wanneer een afspraak op korte termijn wordt geannuleerd, mis ik de kans om een ander huisdier te behandelen in die gereserveerde tijd.

Daarom heb ik annuleringsvoorwaarden ingesteld:
1. Annuleringen binnen 48 uur voor de afspraak kunnen leiden tot een annuleringskosten van 50% van de geplande service. Voor annuleringen binnen 24 uur geldt 100% van de geplande behandeling.
2. No-shows kunnen leiden tot volledige kosten van de geplande afspraak.
3. Ik doe mijn best om uitzonderingen te maken voor echte noodgevallen.

Deze regels zijn er niet alleen om mijn bedrijf te beschermen, maar ook om eerlijkheid en respect te waarborgen voor al mijn klanten en hun huisdieren.

Ik vraag om uw begrip en medewerking. Laten we samenwerken om ervoor te zorgen dat elk huisdier zijn of haar welverdiende tijd in de spotlight krijgt!

Bedankt voor uw voortdurende steun en vertrouwen voor [Naam van Salon]. Ik kijk ernaar uit om jullie en jullie lieve huisdieren snel weer te zien! ?

Met hartelijke groet,
[Naam en naam van salon]

—

Het hanteren van een consequent annuleringsbeleid is niet alleen belangrijk voor jouw bedrijfsvoering, maar het schept ook duidelijkheid en professionaliteit naar je klanten toe. Hopelijk helpen deze voorbeelden je om je eigen communicatie rond annuleringen te verbeteren en zo je bedrijf te beschermen.

Laten we elkaar steunen in het opbouwen van sterke, duurzame bedrijven!