We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Je start een nieuwe trimsalon of bent net begonnen als zelfstandige hondentrimmer, vol enthousiasme om je klanten de best mogelijke service te bieden. Al snel merk je dat je vaak “ja” zegt tegen alles en iedereen, je flexibel opstelt en soms zelfs over je eigen grenzen heen gaat om maar aan de verwachtingen van je klanten te voldoen. Herkenbaar? Waarschijnlijk wel. Het is een situatie waarin veel ondernemers, zeker in de verzorgings- en dienstverlenende sector, vroeg of laat terechtkomen. Maar hoe blijf je vriendelijk én professioneel zonder jezelf uit te putten?

In deze blog nemen we je mee in de kunst van het stellen van grenzen, zonder dat dit ten koste gaat van je klantenservice. Want het is echt mogelijk om zowel vriendelijk als assertief te zijn. Het sleutelwoord? Balans.

Trimmers zijn van nature pleasers: waarom we het moeilijk vinden om nee te zeggen

Vanaf jongs af aan leren we om aardig te zijn, te delen en geduldig te zijn. Of het nu op school is of in ons persoonlijke leven, er wordt vaak van ons verwacht dat we “lief” en begripvol zijn. Dit vertaalt zich vaak door naar ons werk, vooral in een dienstverlenend beroep. Je wilt tenslotte dat je klanten blij zijn, dat ze terugkomen en dat je een goede naam opbouwt in de branche. Maar wat gebeurt er als je altijd geeft, zonder iets terug te vragen? Je raakt uitgeput.

Als trimmer (of ondernemer in het algemeen) betekent dit dat je misschien bereid bent om die extra afspraak in te plannen, zelfs als dat betekent dat je overwerkt bent. Of je zegt geen nee tegen klanten die op het laatste moment willen annuleren, waardoor je een gat in je planning hebt. Het probleem? Deze vriendelijkheid kan al snel leiden tot uitputting, stress en uiteindelijk zelfs burn-out. Want als je altijd aardig bent voor anderen, wie is er dan aardig voor jou?

Grenzen stellen is hier de oplossing. Niet om onvriendelijk te zijn of je klanten af te schrikken, maar om jezelf te beschermen en ervoor te zorgen dat je bedrijf op de lange termijn gezond blijft.

Eigenwaarde: het fundament van sterke grenzen

Voordat we ingaan op de praktische tips om grenzen te stellen, moeten we eerst een stap terugnemen en kijken naar de basis: je eigenwaarde. Waarom is dit zo belangrijk? Simpel gezegd, hoe je jezelf waardeert, bepaalt hoe je met anderen omgaat en hoe anderen met jou omgaan. Als jij het gevoel hebt dat je tijd, energie en expertise waardevol zijn, zul je minder geneigd zijn om deze zomaar weg te geven.

Het ontwikkelen van een gezonde eigenwaarde is echter geen kwestie van een knop omzetten. Het is iets wat je dagelijks moet ontwikkelen. Denk aan het versterken van je mindset als een spier die je moet trainen. Net zoals je niet in één keer een gespierd lichaam krijgt, zul je ook je eigenwaarde moeten trainen door dagelijkse gewoontes.

Hier zijn een paar tips om je eigenwaarde te versterken:

– Vier je successen: Elke dag doe je iets goed, hoe klein het ook is. Schrijf deze dingen op. Heb je een moeilijke hond netjes getrimd? Complimenten gekregen van een klant? Herinner jezelf eraan dat dit waardevolle prestaties zijn.

– Investeer in jezelf: Of het nu gaat om een boek lezen, een cursus volgen of een moment van rust inplannen, het investeren in jezelf is een belangrijke manier om je waarde te vergroten.

– Omring jezelf met positiviteit: Zoek mensen op die je steunen, je opbouwen en je eraan herinneren dat je goed bezig bent. Dit kan een mentor, collega of zelfs een online community zijn.

Wanneer je eigenwaarde groeit, zul je merken dat het makkelijker wordt om je grenzen duidelijk te maken. Want iemand die zichzelf waardeert, staat steviger in zijn schoenen en weet wanneer hij “nee” moet zeggen.

Het belang van heldere communicatie: maak je grenzen zichtbaar

Grenzen hebben is één ding, maar het effectief communiceren van deze grenzen is iets heel anders. Veel misverstanden ontstaan simpelweg doordat we niet duidelijk communiceren wat onze verwachtingen zijn. Als je klanten niet weten wat jouw regels zijn, kun je het ze ook niet kwalijk nemen dat ze ze overtreden. Daarom is heldere communicatie de sleutel.

Hier zijn enkele tips om je grenzen effectief te communiceren naar je klanten:

1. Schrijf je regels op en deel ze met je klanten
Je kunt je grenzen zien als een set “bedrijfsregels” of “algemene voorwaarden”. Denk hierbij aan je werktijden, wanneer je bereikbaar bent en wat er gebeurt als klanten te laat komen of niet opdagen. Zorg ervoor dat elke klant op de hoogte is van deze regels door ze bijvoorbeeld te mailen wanneer je een nieuwe klant aanneemt. Nog beter: geef een papieren versie mee tijdens hun eerste afspraak.

2. Wees consequent en herhaal je grenzen regelmatig
Je kunt niet verwachten dat klanten na één keer de regels perfect onthouden. Stuur bijvoorbeeld jaarlijks een update van je voorwaarden naar je klanten, of plaats een herinnering op je website of social media kanalen. Hoe vaker je je regels communiceert, hoe groter de kans dat ze worden gerespecteerd.

3. Wees duidelijk, maar vriendelijk
Het gaat er niet om streng of onvriendelijk over te komen. Je kunt vriendelijk en professioneel zijn terwijl je je grenzen aangeeft. Bijvoorbeeld: “Mijn werktijden zijn van 9:00 tot 17:00 uur, en buiten deze uren ben ik helaas niet bereikbaar. Ik help je graag de volgende werkdag verder!” Dit is een duidelijke, maar vriendelijke boodschap die aangeeft dat je grenzen hebt zonder bot over te komen.

Volg je eigen regels: wees consequent

Je hebt je grenzen bepaald, je hebt ze gecommuniceerd… en nu? Nu is het tijd om consequent te zijn. Dit is misschien wel het lastigste onderdeel. Want wat doe je als een klant last minute annuleert, maar een goed excuus heeft? Of wanneer een klant je na werktijd een dringend bericht stuurt?

Hier is een simpele regel: wees flexibel, maar niet te soepel. Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen op de regel – we zijn tenslotte allemaal mensen. Maar als je te vaak afwijkt van je eigen grenzen, gaan klanten dat opmerken en verwachten ze dat ze telkens buiten de regels mogen opereren.

Het is ook belangrijk om te beseffen dat jouw tijd en energie waardevol zijn. Als een klant zonder goede reden niet komt opdagen, heb je het volste recht om hier een annuleringskosten voor te rekenen. Je werkdag zit vol met planning, en elke no-show betekent dat jij een verlies lijdt.

Een voorbeeld van hoe je hier vriendelijk maar vastberaden mee om kunt gaan:
“Het spijt me dat je de afspraak hebt gemist. Zoals vermeld in onze voorwaarden, geldt er een annuleringsvergoeding voor afspraken die niet binnen 24 uur worden geannuleerd. Ik stuur je graag de factuur door. Ik hoop je de volgende keer weer te mogen helpen!”

Het klinkt misschien streng, maar onthoud: als je zelf niet voor je eigen tijd en energie opkomt, wie doet het dan?

Zorg voor jezelf: je kunt niet schenken uit een lege beker

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: zorg goed voor jezelf! Als je continu over je eigen grenzen gaat om je klanten tevreden te houden, houd je dat niet lang vol. Zelfzorg is een essentieel onderdeel van grenzen stellen. Dat betekent voldoende rust nemen, pauzes inlassen tussen afspraken door en je werkdag afsluiten wanneer het tijd is.

Als trimmer kun je misschien geneigd zijn om klanten te helpen wanneer ze je dringend nodig hebben, zelfs buiten werktijd. Maar vraag jezelf af: als jij altijd beschikbaar bent, wanneer rust je dan uit? Wanneer laad je op? Je kunt niet vanuit een lege beker schenken, dus vul jezelf eerst aan.

Het grotere plaatje: klantenservice en grenzen gaan hand in hand

Misschien denk je nu: “Maar als ik zo strikt ben, verlies ik dan geen klanten?” Het tegendeel is waar. Goede klantenservice gaat niet over het altijd beschikbaar zijn of altijd “ja” zeggen. Het gaat over duidelijkheid, professionaliteit en betrouwbaarheid. Klanten zullen het uiteindelijk waarderen als je grenzen stelt, omdat dit betekent dat je serieus bent over je werk en tijd.

Wanneer je voor jezelf zorgt en je grenzen bewaakt, kun je je klanten beter van dienst zijn. Je hebt meer energie, bent minder gestrest en kunt je focussen op de kwaliteit van je werk in plaats van op het managen van chaos.

Kortom, grenzen stellen is geen egoïstische daad, maar een noodzakelijke stap om jezelf en je bedrijf gezond te houden. Door je zelfwaarde te versterken, heldere communicatie te gebruiken en je eigen regels na te leven, creëer je een win-winsituatie voor zowel jou als je klanten. Dus, wees lief, wees geduldig, maar vooral: wees trouw aan jezelf!

Vond je deze blog nuttig? Deel het met je collega’s en laten we samen werken aan een gezondere balans tussen klanttevredenheid en zelfzorg!